Подготовка к участию в выставках

Помогаю компаниям организовать участие в российских и зарубежных выставках. Беру на себя переговоры с организаторами, застройщиками, типографиями и изготовителями сувенирной продукции. Провожу тренинги для персонала, на которых объясняю особенности работы на выставочном стенде.

Последние 7 лет я работал в крупном промышленном холдинге — группе компаний Ostrov. Мы организовывали около 10 выставок каждый год в России и за рубежом. За это время накопился опыт и понимание принципов подготовки к выставкам. Как понять, стоит участвовать в выставке, или пропустить её? Каким должен быть стенд компании? Как научить сотрудников компании работать на стенде? На подобные вопросы со временем появились вполне конкретные ответы.
Одна из главных причин неэффективного участия в выставке — это нечётко поставленные цели. Ну вроде продвигаться надо как-то, поэтому и участвуем. С таким уровнем понимания, невозможно будет даже определить, эффективно ли прошла выставка или нет. Тем не менее, выставка — это всегда дорогостоящее мероприятие. И поэтому я предлагаю относиться к нему как к инвестированию. Мы вкладываем деньги и рассчитываем их вернуть бо́льшем объёме. Или понять, что компания получила ту пользу, на которую рассчитывала, если цели были не экономические. «Показать свою компанию на выставке» — не цель. А вот «Провести 200 встреч с потенциальными клиентами, сделать 20 продаж клиентам, встречи с которыми состоялись на стенде, на общую сумму 10 млн. руб. в течение 6 месяцев после выставки» — хорошая цель. Чёткая, понятная, и самое главное, она даёт возможность оценить, эффективно прошла выставка или нет.
Отталкиваясь от целей формируетя первичный план организации выставки
Исходя из целей участия в выставке, распределяем ресурсы (площади, бюджет) по направлениям, с помощью которых мы будем взаимодействовать с посетителями стенда — представление продукта, гостеприимство и т.д. В зависимости от этого уже формируется понимание, что, где и в каких количествах должно располагаться на стенде.
Один из вариантов будущего стенда
Контролирую процесс строительства стенда. Даже у проверенных подрядчиков бывает такое, когда что-то забыли или напутали. Исправлять такие вещи нужно оперативно. После постройки стенда, но ещё до открытия выставки, на стенд необходимо завезти рекламные материалы, сувениры, а также продукты питания и напитки.
Подрядчик перепутал цвет, а выставка откроется уже через день
Застройка стенда
Работа на стенде очень сильно отличается от работ в офисе. Выставка — это не просто стенд показать, это переговоры. Активные переговоры в течение целого дня. Это тяжело и непривычно. И выглядеть при этом надо достойно. Ведь каждый стендист — это образ всей компании в глазах потенциальных клиентов. На тренинге я обучаю эффективным моделям поведения на выставке. Рассказываю, чего нельзя делать, и что надо делать. Прорабатываю алгоритм работы с посетителями стенда — рассказываю, как установить контакт, как идентифицировать посетителя (он из целевой аудитории или нет), как определить потребности клиента, как представить продукт компании и так далее.
Рассказываю, как делать не надо...
... и как надо
За несколько дней до начала выставки проводится собрание, на котором обговариваются все организационные моменты — кто в какой день работает, как добраться до выставки, где находится стенд, где сотрудникам выдадут пропуск и т.д. А также напоминаются цели участия в выставке, информация о представленном на стенде оборудовании, стандарты поведения на стенде компании, цели взаимодействия с разными категориями клиентов, а также критерии его эффективности и т.д. После чего сотрудникам рассылается памятка, в которой тезисно повторяются все основные моменты с собрания.
Памятка для работы на выставке
Анкета для работы с потенциальными клиентами
Собранные анкеты распределяются по специалистам отдела продаж для дальнейшей работы. На адрес каждого потенциального клиента из анкет отправляем письмо с благодарностью за посещение нашего стенда.